Belastingregels en fiscale aspecten van kerstpakketten in 2025
Ontdek alles over de werkkostenregeling (WKR) en de bijbehorende btw-regels die belangrijk zijn om te weten bij het bestellen van jouw kerstpakketten. Door de nieuwste aanpassingen heb je in 2025 iets meer ruimte bij het bestellen van kerstpakketten. Bij het bestellen van kerstpakketten is het altijd belangrijk om je te verdiepen in de nieuwe fiscale regels. De WKR zorgt er namelijk voor dat je kan profiteren van belastingvoordelen. We ontdekken graag hoe je het meest uit deze voordelen kunt halen.
Alles wat je moet weten over de WKR in 2025
Het waarderen van werknemers is ontzettend belangrijk, maar dit kan natuurlijk niet ten koste gaan van fiscale regels. De WKR biedt dan ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld kerstpakketten belastingvrij te schenken aan medewerkers. Zo heb je geen extra belastinglasten, maar kun je alsnog waardering tonen aan je medewerkers.
Hoe de vrije ruimte in de WKR werkt
De vrije ruimte is erg belangrijk in de WKR. Deze vrije ruimte wordt berekend aan de hand van een vastgesteld percentage en de totale fiscale loonsom. In 2025 bedraagt de vrije ruimte 2,00% van de loonsom tot €400.000. Met een hogere loonsom mag je nog 1,18% van het resterende bedrag bij de vrije ruimte optellen. In deze vrije ruimten vallen vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers, vrijgesteld van loonbelasting. Zorg er wel voor dat de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de grenzen blijft.
Voorbeeld
- Stel, de totale loonsom bedraagt €250.000. De vrije ruimte voor het fiscale jaar bedraagt dan €250.000 x 2,00% = €5.000.
- Stel, de totale loonsom bedraagt €520.000. De vrije ruimte voor het fiscale jaar bedraagt dan (€400.000 x 2,00%) + (€120.000 x 1,18%) = €9.416.
Wijzigingen in de werkkostenregeling in 2025
Voor 2025 zijn er enkele belangrijke aanpassingen in de werkkostenregeling. In 2024 bedroeg de vrije ruimte nog 1,92% over de eerste €400.000 van de totale loonsom. Voor 2025 is dit percentage verhoogd naar 2,00%. Voor het gedeelte dat boven deze loonsom zit, blijft het percentage nog steeds op 1,18% staan. Deze verandering houdt in dat je net wat meer speling hebt dan vorig jaar.
Gerichte vrijstellingen en strategisch gebruik van de WKR
De WKR biedt ook gerichte vrijstellingen die buiten de vrije ruimte vallen. Dit soort vrijstellingen kunnen zich vertalen in maaltijden bij overwerk of het vergoeden van reiskosten. Zolang de kosten goed worden opgeschreven en bijgehouden, kunnen ze buiten de vrije ruimte worden gehouden. Zo hou je meer ruimte over voor leuke personeelsgeschenken. Door de complexiteit van de regels raden wij altijd aan om hulp in te schakelen van een financieel adviseur of boekhouder. Je kunt samen kijken welke aanpak het meeste uit de WKR haalt, zodat je niet alleen je werknemers zo goed mogelijk kunt verrassen, maar ook zelf kunt genieten van de voordelen. Dit maakt je daarnaast ook een aantrekkelijke werkgever voor nu, maar ook in de toekomst.
Btw-aftrek voor kerstpakketten en relatiegeschenken
De fiscale behandeling en de btw-aftrek zijn erg belangrijk als het gaat om het bestellen van kerstpakketten en relatiegeschenken. Over het algemeen is de btw van kerstpakketten voor werknemers aftrekbaar. Dit hangt echter wel af van de waarde van het kerstpakket per persoon. Je kunt de btw volledig aftrekken zolang de waarde onder de €227 exclusief btw per ontvanger per jaar blijft.
Wat je moet weten over de btw-drempel
Het aftrekken van de btw op kerstpakketten en relatiegeschenken heeft dus bepaalde voorwaarden. Je mag, zoals hierboven beschreven, de btw volledig aftrekken zolang de kosten per persoon per jaar niet meer dan €227 exclusief btw zijn. Hou dus niet alleen rekening met de inhoud van het pakket, maar ook met de waarde. Ga je bij een persoon over dit bedrag heen? Dan wordt de btw-aftrek beperkt. Zo kan je belastingverplichtingen aan je broek krijgen, waardoor wij altijd aanraden om binnen de drempelwaarde te blijven.
Btw-regels voor relatiegeschenken
De btw-voorschriften bij relatiegeschenken en kerstpakketten zijn grotendeels hetzelfde, maar toch is er een belangrijk puntje van verschil: Geef je een geschenk aan een relatie die de btw niet mag aftrekken als voorbelasting? Dan is de btw op dit cadeau niet aftrekbaar. Deze klanten of relaties zijn vaak btw-vrijgesteld. Hou dan ook altijd rekening met deze regel. Zorg er ook voor dat je alles wat je doet nauwkeurig bijhoudt. Je moet bijhouden wat je geeft, aan wie en hoeveel het heeft gekost. Dit maakt de btw-aangifte natuurlijk een stuk makkelijker, maar is ook handig voor onverwachte belastingcontroles. Een vaste en duidelijke aanpak kan het bestellen van kerstpakketten en het rekening houden met de btw-regels een stuk eenvoudiger maken. Wij raden dan ook aan om overleg te plegen met een fiscaal adviseur om het meeste uit de WKR te halen en om onverwachte kosten te vermijden.
Mogelijkheden binnen de vrije ruimte van de WKR
De werkkostenregeling biedt ruimte voor meer dan alleen kerstpakketten, waardoor je gedurende het jaar je uitgaven moet noteren. Je kunt namelijk diverse vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij onderbrengen, uitjes, zakelijke maaltijden en andere soorten geschenken. Het is dan ook belangrijk dat je het budget voor de vrije ruimte goed in de gaten houdt om niet buiten de grenzen te komen.
Redelijkheid volgens de gebruikelijkheidstoets
Ondanks dat je een bedrag aan vrije ruimte vastgesteld hebt gekregen, moet je wel rekening houden met de gangbaarheid van de uitgaven. Binnen de WKR wordt namelijk gebruik gemaakt van een gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst beoordeelt met deze toets of de uitgaven van de vergoedingen en verstrekkingen wel normaal zijn binnen jouw branche. Als de kosten meer dan 30% afwijken van de gebruikelijke gang van zaken, dan kan dit als buitengewoon worden gezien. In dat geval vallen deze uitgaven niet in de vrije ruimte.
Belastingvrije vergoedingen buiten de vrije ruimte
Het begrijpen van de WKR is niet gemakkelijk. Er zijn namelijk ook nog vergoedingen die belastingvrij gestrekt kunnen worden, zonder dat ze in de vrije ruimte vallen. Deze zijn in drie hoofdcategorieën onder te verdelen:
Noodzakelijkheidscriterium
Verstrekkingen die absoluut nodig zijn om werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, vallen onder het noodzakelijkheidscriterium. Denk hierbij aan computers bij een kantoorbaan. Deze verstrekkingen vallen niet onder de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen
Er zijn voorzieningen die je op nul kan waarderen. Voorbeelden hiervan zijn zaken als werkkleding of een fitnessruimte in het bedrijfspand. Je betaalt geen belasting, maar ze gaan ook niet van de vrije ruimte af.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn specifieke vergoedingen waarover je geen belasting hoeft te betalen en die buiten je vrije ruimte vallen. Voorbeelden hiervan zijn verhuiskosten gerelateerd aan het werk, reiskostenvergoeding en verblijfskosten.
Effectieve toepassing van de WKR bij kerstpakketten
- Blijf geïnformeerd: Check eens in de zoveel tijd de website van de Belastingdienst om de nieuwste informatie te lezen. Daarnaast is deze website ook ideaal voor fiscaal advies.
- Ken het noodzakelijkheidscriterium: Dit criterium is natuurlijk niet van belang bij het kiezen van een kerstpakket, maar het helpt je wel met het begrijpen en volledig benutten van de WKR.
- Benut gerichte vrijstellingen: Gerichte vrijstellingen zijn ook tegemoetkomingen voor je personeel, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Maak hier dan ook zeker gebruik van.
- Maak gebruik van een nauwkeurige administratie: Registreer alle uitgaven die je doet gedetailleerd. Denk hierbij aan de bedragen, ontvangers en een omschrijving van de uitgave zelf. Zo voorkom je stress tijdens controles van de Belastingdienst, maar hou je ook zelf makkelijk het overzicht.
- Hou rekening met de gebruikelijkheidstoets: De waarde van de kerstpakketten die je uitkiest moet in lijn zijn met de normale omstandigheden in jouw branche.
- Bereken je vrije ruimte: Je moet natuurlijk wel weten wat je precies kan uitgeven tijdens het bestellen van de kerstpakketten. Bereken dan ook zorgvuldig de vrije ruimte. Deze ruimte bedraagt in 2025 2,00% van de fiscale loonsom tot €400.000, met 1,18% voor het bedrag dat hier eventueel bovenop zit. Ga niet over deze grenzen heen om een eindheffing van 80% over het resterende bedrag te voorkomen.
Aan de bovenstaande informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Bezoek de website van de Belastingdienst om de informatie door te lezen.
